Praktisch jedes Unternehmen hat bereits mehrere „Wissensmanagementsysteme“ im weitesten Sinn im Einsatz, sei es eine Kundendatenbank oder ein Netzwerklaufwerk mit Windows-Volltextsuche. In den meisten Fällen sind dies allerdings nicht aufeinander abgestimmte Lösungen, die zudem nur wenigen Mitarbeitern bekannt sind.
Eine Abstimmung und Ergänzung der verschiedenen Werkzeuge bietet die Gelegenheit, mit einfachen Mitteln den Umgang mit Wissen zu professionalisieren und so die Produktivität zu steigern.
Ein veränderter Umgang mit Wissen bedarf einer Veränderung in der Unternehmenskultur – Programme wie Wikis oder ein Dokumentenmanagement-System sind immer nur Hilfsmittel für die Mitarbeiter. Um Produktivität durch den besseren Umgang mit Wissen zu erhöhen, sollten die späteren Anwender daher schon bei der Problemdefinition und der Lösungsentwicklung mit einbezogen werden.